ارسال هوشمند مرسولات
ارسال هوشمند مرسولات
نوشته بلاگ

مدیریت سازمانی نوین

اسفند ۲۷, ۱۴۰۲ پست, خدمات, عمومی
مدیریت سازمانی نوین

اگر شما مدیر یک سازمان باشید حتماً این سؤال را بارها از خود پرسیده‌اید که آیا با شیوه‌ای درست و مناسب مدیریت می‌کنید؟ آیا شیوه‌ای که در پیش‌گرفته‌اید نوین است و یا اینکه از روش‌های قدیمی مدیریت سازمانی استفاده می‌کنید؟

در ادامه به تشریح شیوه‌های نوین مدیریت سازمانی می‌پردازیم.

 

مدیریت سازمانی چیست؟

مدیریت سازمانی عبارت است از مدیریت کلیه فرایندها و منابع موجود در سازمان از جمله منابع مالی، کارکنان، دانش موجود و… جهت دستیابی به اهداف تعیین شده در سازمان. مرحله‌های اصلی مدیریت سازمانی شامل: برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل می‌باشد. برنامه‌ریزی و سازماندهی عملیات‌ها و اجرای آن، نیروی انسانی، رهبری و تصمیم‌گیری، کنترل و مشارکت، مدیریت زمان و انگیزه از اجزای مهم مدیریت سازمانی است که توجه به آن برای عملی سازی این نوع مدیریت ضرورت دارد و از دلایل مهم استفاده از مدیریت سازمانی می‌توان به کاهش هزینهها، برقراری تعادل، شکوفایی و رشد سازمان و ایجاد ساختار سازمانی سالم اشاره نمود.

مدیران خلاق و همچنین مدیرانی که از تغییر دادن خود ترسی ندارند قطعاً پتانسیل بیشتری برای پیشرفت خود و در نتیجه پیشرفت و توسعه کار سازمان را دارند. دوره حاضر دوره تغییر و تحول است، چه بسیار شغل‌ها و کسب کارهایی که دستخوش تغییراتی در روند کاری قرار گرفته‌اند و به فاصله قابل توجهی نسبت به رقیبان خود دست‌یافته‌اند و چه بسیارند مدیرانی با در نظر گرفتن خط فکری ثابت و بدون تغییر از رقیبان خود بازمانده‌اند.

لزوم استفاده از روشهای نوین مدیریتی

روش قدیمی و سنتی مدیریت سازمانی در قرن هجده و پس از انقلاب صنعتی اول تدوین شد که تا به امروز هم کاربرد داشته است. اما وجود مجموعه‌ای از ابزارهای جدید و همچنین رشد ارتباطات، استفاده از اتوماسیون، کاهش هزینه‌های معاملات و تغییرات جمعیتی باعث نیازمندی مدیران سازمان‌ها به‌روشهای نوین مدیریت سازمانی شده.

همان طور که می‌دانید تغییرات را نمی‌توان به‌طور ناگهانی اعمال کرد؛ پس با انجام ۶ مرحله زیر به سراغ تغییرات روش مدیریتی می‌رویم:

  • تعریف تغییر به‌صورت واضح و همگام سازی آن با اهداف تجاری
  • مشخص کردن موارد مؤثر و آنهایی که متأثر هستند
  • توسعه استراتژی‌های ارتباطی
  • ارائه آموزش‌ها مؤثر
  • پیاده سازی ساختارهای پشتیبانی
  • اندازه گیری فرایند تغییرات

 

روشهای نوین مدیریت سازمانی

در قسمت قبل در مورد مدیریت سازمانی و دلایل استفاده از روش‌های نوین مدیریت سخن گفتیم. در این بخش به بررسی این روش‌های نوین می‌پردازیم. توجه داشته‌باشید که اگرچه اعمال برخی از این تکنیک‌ها هم نتایج خوبی را به‌همراه دارد، اما برای رسیدن به نتیجه مطلوب باید تمامی این تکنیک‌ها را مورد استفاده قرار گیرد.

روش‌های نوین مدیریت سازمانی را می‌توان این‌گونه تعریف کرد:

 

  • ارزیابی مسائل بالقوه:

که شامل سه مرحله زیر می‌باشد

  1. ارزیابی تقاضاهای پیش رو در آینده و برآورد مهارت‌های مورد نیاز
  2. ارزیابی میزان مهارت‌های حال حاضر
  3. تجزیه و تحلیل شکاف‌های هر فرایند
  • گسترش استراتژیهای مهارت:

حال باید سه مرحله را طی کنیم

  1. طراحی و تعیین مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها برای رفع شکاف‌های موجود در مهارت‌ها
  2. طراحی برنامه آموزشی متناسب مانند سفر، برای کارکنان
  3. تصمیم‌گیری در مورد زیرساخت‌های لازم برای یادگیری و توانمندسازی‌های آنها
  • بهبود زیرساختهای مهارتی:
  1. راه اندازی ساختار سازمانی مناسب برای یادگیری مانند مراکز مهارت‌ها
  2. تحول در مهارت‌ها در کلیه سازمان به‌کمک برنامه‌های جامع
  3. عملی سازی پویای فعالیت‌ها و در نظر گرفتن اثرات و نتایج آن
  • توجه به شرایط محیطی:

عواملی شامل تغییرات در تکنولوژی، اقتصاد، سیاست و افزایش رقابت و… موجب ایجاد تغییراتی را در محیط یک سازمان می‌شوند که توجه مدیریت به آنها و تصمیم‌گیری متناسب، از تکنیک‌های مدیریت نوین سازمانی است.

  • توجه به نیروی سازمانی:

هرچه افراد مشغول در یک سازمان بیشتر باشند، آن سازمان بزرگ‌تر است. در نتیجه تصمیماتی که گرفته‌شده، بیشتر و استراتژیک‌تر هستند و هماهنگی کارمندان هم سخت‌تر است؛ پس این تکنیک نقش خیلی مهمی دارد و استفاده از آن بسیار کارآمد است.

 

  • توجه به خصوصیات سازمانی:

بعد از گرفتن هر تصمیم، تغییراتی در سازمان ایجاد خواهد شد که نتایجی را دربر خواهد داشت. یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت سازمانی توجه به نتایج به‌دست آمده از تصمیمات قبلی می‌باشد تا در صورت نیاز تصمیمات قبلی پس گرفته شود و یا به‌طور کل تعدیل شوند.

  • توجه به ویژگیهای هر ابزار:

ابزارهایی که برای پیاده سازی تصمیم‌های اتخاذ شده، استفاده می‌شوند بسیار مهم هستند؛ زیرا این ابزارها تأثیراتی بر روی کارمندان دارند که از نظر روانشناختی بسیار حائز اهمیت است و می‌تواند باعث همراهی یا عدم همراهی کارکنان با تصمیمات گرفته‌شده، شود.

  • توجه به پارامترهای تعدیل:

عواملی شامل آموزش، مشاوره و پشتیبانی و هدف گذاری متناسب متغیرهایی هستند که بر روی ابزارها و تصمیمات مدیریت اثرگذار هستند و حتی ممکن است آنها را تعدیل کنند. در نتیجه برای اینکه تصمیمات اتخاذ شده دچار تعدیل و تغییر نشوند، لازم است به عوامل ذکر شده توجه بیشتری داشته‌باشیم.


تجربه موفق مدیران

و حالا به یک نمونه از تجربیاتی که مدیران موفق با اجرای مدیریت سازمانی داشته‌اند می‌پردازیم

 

چگونه توانستم هزینهها را کاهش دادم؟

  یکی از مدیران یک مؤسسه انتشاراتی می‌گوید. وقتی او با این شرکت شروع به همکاری کرده است، یکی از اولین چالش‌هایش شیوه مدیریت هزینه‌ها بود. به‌کمک ارزیابی جامع به‌همراه تجزیه و تحلیل هزینه‌ها، او به‌سوی یک سیاست جدید خرید و صرفه‌جویی عمده در هزینه‌ها پیشرفت. 

 

بررسی آمارها و ارقام


وقتی ارزیابی خود را آغاز کردیم، شرکت فاقد سیاست رسمی خرید بود. همانند بسیاری از کسب و کارهای فعال، ما رشد قابل توجهی داشتیم اما همچنان سیستم خرید مشخصی را نداشتیم. پرسنل ما هر طور که تمایل داشتند خرید می‌کردند.

اولین کاری که ما انجام دادیم این بود که کل عرضه محصولات مان را به‌صورت فهرست تهیه کردیم و تمام هزینه‌ها را از خودروهای مربوط به شرکت گرفته تا هزینه لوازم‌التحریر را محاسبه کردیم. وقتی همه اطلاعات را در بانک اطلاعاتی جامع شرکت ثبت کردیم، توانستیم بخش‌هایی را مشخص کنیم که نیازمند به پیشرفت بودند. کاملاً واضح بود که برای کاهش هزینه‌ها باید بر کلیه فعالیت‌های خرید تمرکز می‌کردیم و در مورد معاملات مان و دستیابی به کمترین قیمت‌ها، به مذاکره با عرضه کنندگان پرداختیم. 

 

برقراری ارتباط با کارکنان شرکت و عرضه کنندگان کلیدی


قدم بعدی مشورت با عرضه کنندگان فعلی شرکت و صحبت در مورد جایگزین‌های مناسب مختلف بود. حتی اگر گزینه‌های ارزان قیمت تری هم داشتیم، سعی کردیم تا عرضه کنندگان موجود را از دست ندهیم. ما رو در رو و حضوری وارد مذاکره با آنها شدیم و سیاست‌های جدید خرید شرکت را برای آنها توضیح دادیم. ما می‌خواستیم این فرصت را به عرضه کنندگان بدهیم تا با دیگر عرضه کنندگان مورد نظر ما وارد رقابت شوند. در واقع ما کاری کردیم که عرضه کنندگان جدید، نیازها و نحوه فعالیت شرکت ما را خوب درک کنند.

گسترش روابط خوب از مرحله اول، اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر شما بتوانید به عرضه کنندگان کمک کنید، آنها نیز تمایل بیشتری جهت کمک به شما را خواهند داشت. باید به خریدهای بدون برنامه پایان می‌دادیم لذا سیاست جدید خودمان را سریعاً به اطلاع تمامی پرسنل رساندیم. در ابتدا کار شاهد مقاومت‌هایی از سمت آنها بودیم اما توانستیم از طریق صحبت با افراد و همچنین گوش دادن به دیدگاه‌های آنها، بر این مشکل هم فائق آییم. یکی از نگرانی‌های کارکنان، کاهش کیفیت تولید شرکت و در عین حال سخت شدن کار آنها بود. ما قبل از هر برنامه‌ریزی ای، اقدام به تولید محصولاتی نمونه کردیم. 

ارزیابی و نظرات


بعضی از صرفه‌جویی‌ها به‌راحتی قابل رؤیت هستند. به‌عنوان مثال تغییر عرضه کننده نوشت‌افزار شرکت باعث کاهش ۲۰ درصد هزینه‌های ما شد و همچنین محدود کردن استفاده از خودروهای شرکتی نیز تا ۱۵ درصد از هزینه‌های شرکت را کاهش داد. 


در ادامه ما به‌صورت سالیانه سیاست خرید خود را مورد بررسی قرار دادیم. هزینه‌ها را سال به سال با هم مقایسه کردیم و کیفیت محصولات شرکت و همچنین عملکرد خدمات کلیه عرضه کنندگان را بررسی کردیم. بازخورد کارکنان را نیز زیر نظر قرار دادیم و موارد مهم و کلیدی را در صورت لزوم به عرضه کنندگان اطلاع دادیم.

 


هدف نهایی سیاست خرید، کنترل هزینهها میباشد. اما روابط خوب و مناسب با عرضه کنندگان بیشتر از پول ارزش دارد.

 

سخن پایانی

می‌توان گفت انجام این هشت روش مدیریت سازمانی نوین قبل از همه گیری بیماری کرونا شاید تنها یک مزیت برای سازمان‌ها محسوب می‌شد؛ اما اکنون می‌توان از آن به‌عنوان یک عمل بسیار حیاتی برای بقا و پیشرفت سازمان نام برد.

البته قطعاً برای مدیریت سازمانی به‌طور نوین، فقط موارد بالا کافی نیست و باید به نکات مدیریت وظایف، مدیریت استراتژیک و همچنین دانستن نکات مورد نیاز در باب منابع انسانی بسیار توجه داشت زیرا این موارد بسیار کارا و ضروری هستند.

پیاده سازی روش‌های نوین مدیریتی نیاز به یک تیم همراه و ابزارهای مناسب دارد که به‌وسیله همکاری با تیم هدف سنجی و همچنین استفاده از نرم‌افزار okr آنها ممکن است.

برچسب ها:
درج دیدگاه